Cómo atraer clientes a través de charlas promocionales

Las charlas promocionales, ya sean gratuitas o de pago, son una muy buena manera de darte a conocer y conectar presencialmente con potenciales clientes.  Especialmente dentro del sector del crecimiento personal y las terapias alternativas, donde nos gusta ver y “sentir” a nuestro futuro coach o terapeuta para ver si “conectamos” antes de contratar cualquier servicio. Es un ejemplo de TIAC (“Te invito a conocerme”) como explicamos en nuestro método “Vivir de tu Vocación”.

Para hacer una charla con éxito te recomendamos los siguientes pasos, que están diseñados para que consigas tu objetivo: tener más clientes.

1. Define la charla.
2. Publica la charla en un calendario (por ejemplo en el de erescambio.com).
3. Difunde la charla entre tus contactos.
4. Recuerda a la gente que se han apuntado que el momento de a charla se aproxima. 
5. Prepara la charla.
6. Da la charla.
7. Haz seguimiento de potenciales clientes entre los asistentes.

#1 Define la charla

A la hora de definir qué vas a explicar en la charla y cómo, ten en cuenta los siguientes consejos:

Objetivo

Define primero bien claramente:

1. Quién es tu cliente objetivo.
2. Cuál es su preocupación y cómo le vas a dar respuesta en la charla.
3. Que quieres conseguir tu de la charla (¿Captar clientes? ¿Concertar una sesión de prueba?)

Estos 3 puntos son cruciales para mantener el foco, tanto en la creación de la charla, como en su publicación y difusión. 

Duración:

1. Recomendamos que definas la charla para que la duración máxima sea de 1 hora y media (si es menos, mejor) teniendo en cuenta que la gente llega tarde y que al final muchos se quedarán para que le aclares dudas.

Estructura (en paréntesis orientativamente el porcentaje de duración de cada parte):

1. Llama la atención (5%): Empieza con una pregunta. Esto hará que el público deje los móviles y otras distracciones y te escuche ya que tienen que responder. Les pondrás en “modo alerta”. Además te permitirá entender qué tipo de perfiles y con qué intereses han venido a la charla.
2. Preséntate contando tu historia (5%): Muchos profesionales del Coaching o Terapias alternativas tenemos como cliente objetivo un perfil similar a como éramos nosotros mismos hace muchos años. Explicar nuestra historia (Storytelling) de manera sincera y auténtica, poniendo énfasis en tus miedos y dificultades que superaste (¡y no solo en tu currículum y en tus títulos!), te hará conectar con el público y entenderán ya de buen inicio cómo les puedes ayudar con tus servicios. Está estudiado que los momentos donde tendrás la mayor atención y que recordarán los asistentes son el inicio y el final de la presentación. Así que aprovecha este inicio para impactar a tu público desde las emociones.
3. Cuerpo (60%): El cuerpo de la presentación debe estar enfocada a mostrar cómo puedes ayudar a tu cliente potencial. Esta parte debe ser más motivacional que técnica, y esto lo puedes conseguir enfocándote en los dolores y necesidades (puedes ver una lista en el siguiente artículo) de tu cliente.
4. Muestra servicios (20%). Seamos sinceros, la charla la haces para “ofrecer/vender” tus servicios, por lo tanto tus potenciales clientes deben entender cuáles son tus servicios, y eso significa que debes dedicarle tiempo a explicar en qué consisten, y darles la posibilidad de hacer preguntas. En esta parte ayuda mucho utilizar vídeos de testimonios donde tus clientes existentes recalquen que servicios han utilizado y cómo les han ayudado. Recuerda que tu mejor marketing son tus clientes satisfechos. Si puedes hacer que algún cliente venga a la charla presencialmente y dé el testimonio en vivo, todavía mejor que un vídeo.
5. Cierre con llamada a la acción (5%). Resume los puntos más importantes de la presentación focalizándote en que les ayudas con tus servicios y incluye (esto es muy personal) una promoción acotada en el tiempo para animar a la gente a dar el siguiente paso, ya sea el mismo día o en un marco razonable de tiempo. Sino pones énfasis en que den el siguiente paso, por mucho que les haya gustado tu charla y tus servicios, al día siguiente volverán a la rutina del día a día y tu formaras parte de un buen recuerdo del pasado.
6. Formulario de Feedback (5%). Este punto es crucial en tu embudo de ventas. Al final de la charla, pide que te ayuden a mejorar tus charlas dando feedback. El formulario de feedback debe incluir tres partes. La primera incluye puntos de mejora sobre la charla. La segunda incluye una lista de tus servicios para que puedan marcar en cuales están interesados. La tercera es donde pueden dejar sus datos de contacto. En el siguiente enlace podrás ver más sobre la estructura recomendada con un ejemplo

En este vídeo te muestro un ejemplo con mi propia charla.

Medios

1. Apoyo con medios visuales. Hay personas que son más visuales, otras más auditivas. Utiliza medios visuales como PowerPoint o Vídeos.
2. Pizarra: tener una pizarra cerca para poder responder preguntas o apuntar puntos relevantes te puede ayudar durante la presentación.
3. Si es online, una buena herramienta y que te permita interactuar con los asistentes. Nosotros utilizamos la versión de pago de Zoom.

Lugar

1. Las charlas las puedes dar en salas (muchos centros de terapias o coaching alquilan salas con este propósito) o en cafeterías que tengan un espacio privado (suelen aceptar que vayas gratuitamente a cambio que los asistentes consuman algo).
2. Online: en los momentos actuales, la mayoría de charlas son de manera online y los servicios para agrupar y gestionar estos eventos son muchos, uno de los más populares: Zoom, te permite meter en una misma sesión a una cantidad importante de personas (dependiendo del tipo de suscripción que tengas), derrumbando así las limitantes que suelen tener los espacios físicos en cuanto a cantidad de asistentes se refiere. 
3. Accesibilidad: que tenga fácil acceso con transporte público o que haya parkings cerca. En el caso de las charlas online, asegúrate de compartir el enlace de acceso a la charla momentos antes de que suceda la misma. Si la sala virtual tiene alguna clave de acceso, asegúrate de compartirla previamente también a los asistentes. 

Precio

1. Nosotros recomendamos que las charlas promocionales sean gratuitas, pero si ves que se llenan de curiosos que no compran, poner una pequeña cuota (de 5 a 10 euros, por ejemplo), te asegurará que los que vengan tengan realmente interés en lo que vas a explicar y en tus servicios.

#2 Publica la charla

A la hora de publicar una charla, ya sea en medios digitales como erescambio o por ejemplo imprimiendo carteles, ten en cuenta los consejos sobre la información que deben incluir y cómo. 

#3 Difunde la charla

Una vez publicada la charla tienes que darla a conocer en los canales (lugares) digitales y no digitales (whatspp, email, redes sociales, cartelería, etc), dónde se encuentra tu cliente potencial. Tus antiguos clientes pueden conocer personas interesadas. También puedes enviarla a personas que te han preguntado por tus servicios pero están dudosos. En erescambio encuentras muchas herramientas para la difusión de tus charlas: enviar notificaciones a tus seguidores, poner llamadas a la acción en tus contenidos y en tu ficha del directorio,…

Si vas a gastar dinero en publicidad (por ejemplo en Facebook o Instagram Ads)  te recomendamos leer este articulo para medir el retorno de tu inversión.

#4 Envía recordatorios a los inscritos

Que la gente se apunten a tu charla no significa que vengan, sobre todo si es gratuita. Para aumentar el número de gente apuntada que vengan a la charla, te recomendamos que envíes varios recordatorios con diversa información. Eso genera interés y les acerca más a la venta. Por ejemplo 5 días antes puedes enviar un artículo relacionado, 3 días antes un test de evaluación (y puedes mostrar el resultado durante la charla), y 1 día antes recuerdas que mañana tienen la charla. Como mínimo debes enviar un recordatorio con la siguiente información: título, ponente, qué se van a llevar de la charla, hora de inicio, lugar e incentivar a reenviar la charla a otros interesados. Se puede enviar por correo pero nosotros recomendamos enviarla por la funcionalidad de Envío de Notificaciones de Erescambio (la puedes ver cuando te dirijas a la opción de gestión de tu evento, con un ícono de correo) o por WhatsApp (si tienes su teléfono), ya que te aseguras que lo lean (en la zona de inscripciones dentro de eventos, puedes exportar los inscritos a tu agenda de Google que se sincroniza con tu whatsapp). En caso de que no puedan venir y te lo digan, te dará pie a generar una conversación y potencialmente a ofrecerles otras charlas u otros servicios de tu embudo de ventas. 

Un ejemplo de mensaje podría ser: “Buenos días XXXX, soy Alex facilitador de mindfulness y te has apuntado a mi charla gratuita ‘Cómo reducir el estrés a través del Mindfulness’, donde aprenderás cómo esta técnica te puede ayudar en tu día a día a estar más tranquilo. Te envío los datos de la charla para facilitarte que los tengas a mano. La charla tendrá lugar en la calle XXXX, el día XXXX a las XXXX. Si crees que esta charla le puede interesar a algún conocido tuyo, no dudes en reenviarle este Whatsapp. Cualquier duda que tengas no dudes en decirme. Nos vemos mañana.“.

#5 Prepara la charla

Previamente al día de la charla recuerda:

• Imprimir los formularios de feedback.
• Coger tarjetas y flyers.
• Coger lápices y bolígrafos para completar el formulario.
• Coger un mando a distancia para pasar diapositivas.
• Confirmar con el lugar donde vas a dar la charla que está todo en orden.
• Si es online, comprueba que tu herramienta funciona correctamente. 

#6 Da la charla

El día de la charla te recomendamos

1. Si es presencial, llega 45 minutos antes para preparar la técnica.
2. 15 minutos antes asegúrate que está todo listo para que tengas tiempo de recibir y charlar con asistentes. Conecta con ellos desde que entran por la puerta, preséntate, conóceles.
3. Da la charla. Durante la charla te recomendamos ir haciendo preguntas para hacer interaccionar a los asistentes y que sigan manteniendo la atención en la presentación y que las preguntas les hagan reflexionar sobre su propio caso.
4. Al final es super importante repartir el formulario de feedback, incluyendo flyers, tarjetas y vales para promociones.
5. Estate disponible al final para posibles preguntas. Si alguien está interesado en tus servicios, concreta siguientes pasos. El típico “ya te llamaré” no suele funcionar.

Si tienes la posibilidad de grabar la charla (online es más fácil) hazlo ya que te permitirá enviarla a los que se apuntaron y no pudieron venir, la puedes publicar (entera o fragmentos) en las Redes Sociales, y también te sirve para revisarla, y aprender dónde puedes mejorar. 

#7 Haz seguimiento de potenciales clientes

El retorno que sacarás de todo el esfuerzo e inversión (tu tiempo y coste ) es la lista de potenciales clientes (clientes que hayan marcado su interés en el formulario de feedback), por lo que te recomendamos que los tengas documentados en una hoja excel (puedes utilizar un sistema de clientes o te dejamos como ejemplo la hoja excel que utilizamos nosotros). Tus potenciales clientes después de la charla se irán a casa y volverán a su día a día. Muchos pueden beneficiarse de tus servicios y tu puedes ser una gran ayuda en sus vidas, pero la rutina del día a día, les hará olvidarte. Por eso es super importante esta fase de seguimiento. Si alguien está interesado en tus servicios lo habrá anotado en el formulario de feedback y habrá dejado sus datos de contacto, por lo que te está dando permiso para que le contactes. Nosotros recomendamos llamar o enviar un WhatsApp (o Notificación de Erescambio) al día siguiente preguntando si tienen alguna duda sobre los servicios y eso da pie a la conversación sobre si los quieren adquirir y cuándo. 

Además de lo expuesto en este artículo, te puede interesar los siguientes artículo complementario sobre cómo gestionar un evento, antes, durante y después.