Comunicar un evento de manera eficiente

 

  • Nota1: Un ejemplo comentando cómo se ha estructurado una charla real según la propuesta en este artículo la podéis ver en el vídeo del tutorial adjunto (toca el botón amarillo en la parte inferior derecha de la pantalla).
  • Nota2: Este artículo da una propuesta de estructura sobre como hacer una charla promocional con éxito. Sino te vale esta estructura, te podemos ayudar adaptarla a tu caso concreto en sesiones de mentoría.

 

Las charlas promocionales, ya sean gratuitas o de pago, son una muy buena manera de darte a conocer y conectar presencialmente con potenciales clientes. Especialmente dentro del sector del crecimiento personal y las terapias alternativas, donde nos gusta ver y “sentir” a nuestro futuro coach o terapeuta para ver si “conectamos” antes de contratar cualquier servicio.

Para hacer una charla con éxito te recomendamos los siguientes pasos, que están diseñados para que consigas tu objetivo: tener más clientes.

  1. Define la charla 
  2. Publica la charla en un calendario (por ejemplo en el de erescambio)
  3. Difunde la charla entre tus contactos 
  4. Recuerda a la gente que se han apuntado que tiene lugar la charla.
  5. Prepara la charla
  6. Da la charla
  7. Haz seguimiento de potenciales clientes.

#1 Define la charla

A la hora de definir qué vas a explicar en la charla y cómo, ten en cuenta los siguientes consejos:

Duración:

  1. Recomendamos que definas la charla para que la duración máxima sea de 1 hora y media teniendo en cuenta que la gente llega tarde y que al final gente se quedará para que le aclares dudas.

Estructura (en paréntesis orientativamente el porcentaje de duración de cada parte):

  1. Llama la atención (5%): Empieza con una pregunta. Esto hará que el público deje los móviles y otras distracciones y te escuche ya que tienen que responder. Les pondrás en “modo alerta”. Además te permitirá entender qué tipo de perfiles y con qué intereses han venido a la charla.
  2. Preséntate contando tu historia (5%): Muchos profesionales del Coaching o Terapias alternativas tenemos como cliente objetivo un perfil similar a como éramos nosotros mismos hace muchos años. Explicar nuestra historia (Story telling) de manera sincera y auténtica, poniendo énfasis en tus miedos y dificultades que superaste (¡y no solo en tu currículum y en tus títulos!), te hará conectar con el público y entenderán ya de buen inicio cómo les puedes ayudar con tus servicios. Está estudiado que los momentos donde tendrás la mayor atención y que recordarán los asistentes son el inicio y el final de la presentación. Así que aprovecha este inicio para impactar a tu público desde las emociones.
  3. Cuerpo (60%): El cuerpo de la presentación debe estar enfocada a mostrar cómo puedes ayudar a tu cliente potencial. Esta parte debe ser más motivacional que técnica, y esto lo puedes conseguir enfocándote en los dolores y necesidades (puedes ver una lista en el siguiente artículo) de tu cliente.
  4. Muestra servicios (20%). Seamos sinceros, la charla la haces para “ofrecer/vender” tus servicios, por lo tanto tus potenciales clientes deben entender cuales son tus servicios, y eso significa que debes dedicarle tiempo a explicar en qué consisten, y darles la posibilidad de hacer preguntas. En esta parte ayuda mucho utilizar vídeos de testimonios donde tus clientes existentes recalquen que servicios han utilizado y cómo les han ayudado. Recuerda que tu mejor marketing son tus clientes satisfechos. Si puedes hacer que algún cliente venga a la charla presencialmente y dé el testimonio en vivo, todavía mejor que un vídeo.
  5. Cierre con llamada a la acción (5%). Resume los puntos más importantes de la presentación focalizándote en que les ayudas con tus servicios y incluye (esto es muy personal) una promoción acotada en el tiempo para animar a la gente a dar el siguiente paso, ya sea el mismo día o en un marco razonable de tiempo. Sino pones énfasis en que den el siguiente paso, por mucho que les haya gustado tu charla y tus servicios, al día siguiente volverán a la rutina del día a día y tu formaras parte de un buen recuerdo del pasado.
  6. Formulario de Feedback (5%). Este punto es crucial en tu embudo de ventas. Al final de la charla, pide que te ayuden a mejorar tus charlas dando feedback. El formulario de feedback debe incluir tres partes. La primera incluye puntos de mejora sobre la charla. La segunda incluye una lista de tus servicios para que puedan marcar en cuales están interesados. La tercera es donde pueden dejar sus datos de contacto. En el siguiente enlace podrás ver más sobre la estructura recomendada con un ejemplo

Medios

  1. Apoyo con medios visuales. Hay personas que son más visuales, otras más auditivas. Utiliza medios visuales como PowerPoint o Vídeos.
  2. Pizarra: tener una pizarra cerca para poder responder preguntas o apuntar puntos relevantes te puede ayudar durante la presentación.

Lugar

  1. Las charlas las puedes dar en salas (muchos centros de terapias o coaching alquilan salas con este propósito) o en cafeterías que tengan un espacio privado (suelen aceptar que vayas gratuitamente a cambio que los asistentes consuman algo).
  2. Accesibilidad: Que tenga fácil acceso con transporte público o que haya parkings cerca.

Precio

  1. Nosotros recomendamos que las charlas promocionales sean gratuitas, pero si ves que se llenan de curiosos que no compran, poner una pequeña cuota (de 5 a 10 euros), te asegurará que los que vengan tengan realmente interés en lo que vas a explicar y en tus servicios.

#2 Publica la charla

A la hora de publicar una charla, ya sea en medios digitales o por ejemplo imprimiendo carteles, ten en cuenta los consejos sobre la información que deben incluir y cómo. En este artículo encontrarás consejos para comunicar eficazmente un evento.

#3 Difunde la charla

Una vez publicada la charla tienes que darla a conocer en los canales (lugares) digitales y no digitales, dónde se encuentra tu cliente potencial. Tus antiguos clientes pueden conocer personas interesadas. También puedes enviarla a personas que te han preguntado por tus servicios pero están dudosos. Para enviar la invitación Whatsapp funciona mejor que email. Con cualquier suscripción de erescambio tienes la posibilidad de publicar tu evento en el calendario de erescambio, donde recibirás muchas visitas de potenciales clientes. Si además quieres que te ayudemos a difundirla en las redes sociales y otros canales puedes ver más detalle en el siguiente servicio. 

#4 Recuerda a la gente que se han apuntado que tiene lugar la charla

Que la gente se apunten a tu charla no significa que vengan, sobre todo si es gratuita. Para aumentar el número de gente apuntada que vengan a la charla, te recomendamos que envíes un recordatorio con la siguiente información: título, ponente,  que se van a llevar de la charla, hora de inicio, lugar e incentivar a reenviar la charla a otros interesados. Se puede enviar por correo pero nosotros recomendamos enviarla por Whatsapp (si tienes su teléfono), ya que te aseguras que lo lean. En caso de que no puedan venir y te lo digan, te dará pié a generar una conversación y potencialmente a ofrecerles otras charlas u otros servicios de tu embudo de ventas.  Un ejemplo de mensaje podría ser: “Buenos días XXXX, soy Alex facilitador de Mindfulness y te has apuntado a mi charla gratuita ‘Cómo reducir el estrés a través del Mindfulness’, donde aprenderás cómo esta técnica te puede ayudar en tu día a día a estar más tranquilo. Te envío los datos de la charla para facilitarte que los tengas a mano. La charla tendrá lugar en la calle XXXX, el día XXXX a las XXXX. Si crees que esta charla le puede interesar a algún conocido tuyo, no dudes en reenviarle este Whatsapp. Cualquier duda que tengas no dudes en decirme. Nos vemos mañana.“. Otra cosa que puedes hacer a la hora de enviar el recordatorio, es enviar información previa (e.j. artículos, vídeos, algún test) que les haga reflexionar para generar interés e ir acercando más a tu potencial cliente a la posible venta.

 

#5 Prepara la charla

Previamente al día de la charla recuerda:

  • Imprimir los formularios de feedback
  • Coger tarjetas y flyers.
  • Coger lápices y bolígrafos para completar el formulario.
  • Coger un mando a distancia para pasar diapositivas.
  • Confirmar con el lugar donde vas a dar la charla que está todo en orden.

#6 Da la charla

El día de la charla te recomendamos

  1. Ves 45 minutos antes para preparar la técnica.
  2. 15 minutos antes asegúrate que está todo listo para que tengas tiempo de recibir y charlar con asistentes. Conecta con ellos desde que entran por la puerta, preséntate, conóceles.
  3. Da la charla. Durante la charla te recomendamos ir haciendo preguntas para hacer interaccionar a los asistentes y que sigan manteniendo la atención en la presentación y que las preguntas les hagan reflexionar sobre su propio caso.
  4. Al final es super importante repartir el formulario de feedback, incluyendo flyers, tarjetas y vales para promociones.
  5. Estate disponible al final para posibles preguntas. Si alguien está interesado en tus servicios, concreta siguientes pasos. El típico “ya te llamaré” no suele funcionar.

#7 Haz seguimiento de potenciales clientes

El retorno que sacarás de todo el esfuerzo e inversión (tu tiempo y coste de la sala y materiales) es la lista de potenciales clientes (clientes que hayan marcado su interés en el formulario de feedback), por lo que te recomendamos que los tengas documentados en una hoja excel (puedes utilizar un sistema de clients o te dejamos como ejemplo la hoja excel que utilizamos nosotros). Tus potenciales clientes después de la charla se irán a casa y volverán a su día a día. Muchos pueden beneficiarse de tus servicios y tu puedes ser una gran ayuda en sus vidas, pero la rutina del día a día, les hará olvidarte. Por eso es super importante esta fase de seguimiento. Si alguien está interesado en tus servicios lo habrá anotado en el formulario de Feedback y habrá dejado sus datos de contacto. Nosotros recomendamos llamar o enviar un Whatsapp al día siguiente preguntando si tienen alguna pregunta sobre los servicios y eso da pié a la conversación sobre si los quieren adquirir y cuando. El enviar emails de seguimiento NO FUNCIONA. Los emails tienen una tasa de abertura del menos del 20% y caen en el olvido entre tanto email que recibimos hoy en día. Asegúrate que llamas o contactas por mensaje directo (whatsapp, messenger,…) y que el potencial cliente recibe tu mensaje.



Contesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

*

0 Comentarios
 

Informaciones que se difunden a usuarios (clientes):

Inicia Sesión con tu Email o Nombre de Usuario y Contraseña

¿Olvidó sus datos?

X
X
X